Bạn đã biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

[ad_1]

Một ngày của chúng ta trôi qua với rất nhiều việc phải làm, từ chuyện cá nhân cho đến nhiệm vụ của công ty. Nếu bạn không có cách hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, rất có thể bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn với hàng tấn công việc vụn vặt và không có thời gian cho bản thân.

Vì vậy, trong bài viết hôm nay, Glints sẽ chỉ cho bạn cách ưu tiên nhiệm vụ. Bằng những cách này, bạn có thể thay đổi đáng kể lượng thời gian ở văn phòng và có nhiều thời gian hơn cho bản thân.

Làm thế nào để ưu tiên các nhiệm vụ?

1. Tạo danh sách việc cần làm

những việc cần làm
Tạo danh sách việc cần làm

Bạn chỉ có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả nếu biết chính xác mình cần làm gì trong ngày và ngay cả những nhiệm vụ nhỏ nhất cũng nên được cân nhắc. Do đó, điều cực kỳ quan trọng là tạo một danh sách tất cả những việc cần làm.

Tất cả mọi thứ từ in tài liệu đến lên lịch gặp mặt trực tiếp với sếp của bạn nên được ghi lại ở một nơi. Sau khi mọi thứ được viết ra, bạn sẽ ưu tiên mức độ quan trọng, cấp bách, thời lượng, v.v. của từng nhiệm vụ.

2. Xác định mục tiêu “việc quan trọng nhất cần làm là gì”

Ưu tiên là chìa khóa để đạt được các mục tiêu dài hạn.

Bạn cần hiểu mục tiêu của mình trong công việc là gì – thăng chức, hoàn thành dự án, tăng lương hay thay đổi nghề nghiệp. Điều đó sẽ cho bạn thấy những nhiệm vụ phù hợp nhất với kết quả đó trong tương lai.

Bạn nên chia những mục tiêu lớn hơn này thành những mục tiêu nhỏ hơn, liên quan đến thời gian. Ví dụ: một mục tiêu hàng năm có thể được phân tách thành danh sách việc cần làm hàng tháng, sau đó dẫn đến các nhiệm vụ hàng tuần, ưu tiên hàng ngày, v.v.

Tư duy toàn cảnh này rất quan trọng để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả: Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng sự bận rộn đồng nghĩa với sự tiến bộ. Tuy nhiên, lấp đầy một ngày của bạn với những nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu cuối cùng là một sự lãng phí thời gian. Hãy trung thực với bản thân về giá trị lâu dài của từng nhiệm vụ và luôn ghi nhớ mục tiêu cuối cùng.

Đọc thêm: Làm thế nào để trở nên hiệu quả và năng suất mỗi ngày

3. Xác định nhiệm vụ cấp bách

cách sắp xếp công việc
Đánh dấu nhiệm vụ khẩn cấp

Danh sách việc cần làm của bạn cần hiển thị đầy đủ các nhiệm vụ – cùng với thời gian cần hoàn thành. Xác định nhiệm vụ cấp bách giúp bạn xác định nhiệm vụ nào phải hoàn thành nhanh chóng và lên kế hoạch cho những việc cần thực hiện trong tương lai.

Điều quan trọng nữa là đặt thời hạn cho chính bạn, ngay cả khi chúng không được yêu cầu chính thức. Nếu không, bạn sẽ tiếp tục đẩy lùi các nhiệm vụ chỉ vì bạn nghĩ rằng mình không cần phải hoàn thành nó trong thời gian nhất định. Chiến lược này cũng có thể hữu ích trong việc tăng năng suất và giảm sự trì hoãn.

4. Tránh xung đột ưu tiên, làm nhiều việc cùng lúc

Khi các nhiệm vụ bạn đang thực hiện không quá khó, việc quản lý chúng song song sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi độ khó tăng lên, nghiên cứu cho thấy những người ở vị trí quản lý có nhiều khả năng ưu tiên một mục tiêu duy nhất, trong khi những người ở vị trí nhân viên sẽ liên tục cố gắng và quản lý nhiều ưu tiên. Đầu tiên. Đây là lý do dẫn đến sự suy giảm hiệu suất ở cấp độ nhân viên, có nghĩa là các nhiệm vụ quan trọng nhất không được hoàn thành theo tiêu chuẩn cao nhất.

Một chiến thuật để luôn tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng tại một thời điểm là xác định những điều có thể gây xao nhãng. Chẳng hạn như các nhiệm vụ đồng thời hoặc các yêu cầu đột xuất và chủ động tránh chúng trong suốt cả ngày.

Ví dụ: nếu bạn được giao nhiệm vụ lấy dữ liệu cho một dự án và tạo bản trình bày powerpoint cho bạn, bạn nên ưu tiên một nhiệm vụ duy nhất và tránh mọi công việc, email, nhắn tin hoặc chuẩn bị. liên quan đến nhiệm vụ kia.

Đọc thêm: Đa nhiệm là gì? 5 cách để cải thiện kỹ năng đa nhiệm

5. Tính toán nguồn lực và nỗ lực cần thiết cho từng nhiệm vụ

Tính công sức cho từng công việc
Nguồn lực và công sức bỏ ra cho từng công việc

Khi nhìn chằm chằm vào một danh sách dài việc cần làm, bạn rất dễ bị choáng ngợp. Cảm giác này làm giảm năng suất và dẫn đến sự trì hoãn.

Nếu danh sách việc cần làm của bạn trở nên quá nặng, hãy ưu tiên những nhiệm vụ cần ít thời gian và công sức hơn và hoàn thành chúng nhanh chóng. Hoàn thành những nhiệm vụ này sẽ cho bạn thời gian nghỉ ngơi và mang lại cảm giác hoàn thành giúp bạn có động lực suốt cả ngày.

6. Thời hạn hoàn thành từng nhiệm vụ

Khi bạn tập trung vào công việc của mình cho ngày hôm đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên hơn nữa bằng cách đặt thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Bạn sẽ bị làm phiền bởi những việc không khẩn cấp hoặc những cuộc trò chuyện với đồng nghiệp và bạn cần cho họ biết bạn cần tập trung và nói chuyện với họ sau.

Một phương pháp khác để ưu tiên thời gian của bạn là đặt thông báo email để cho mọi người biết bạn trả lời email vào thời gian nào trong ngày. Bạn có thể thấy rằng mình tập trung tốt hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn khi đặt thời gian cụ thể để làm việc mà không bị gián đoạn.

7. Đánh giá mục tiêu, nhiệm vụ của bạn và thực tế với khối lượng công việc bạn làm mỗi ngày

Cuối cùng, hãy luôn dành thời gian để suy nghĩ về những gì bạn đã hoàn thành trong ngày và đánh giá hiệu suất của bạn. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn và biết cách ưu tiên cho những việc tiếp theo quan trọng nhất trong ngày làm việc mới.

Một vài mẹo giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

Làm thế nào để ưu tiên các nhiệm vụ?
Mẹo sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1. Viết ra mục tiêu và nhiệm vụ của bạn, đừng để chúng luẩn quẩn trong đầu

Trong tất cả các cách tổ chức công việc, việc viết ra mục tiêu và nhiệm vụ là vô cùng hiệu quả. Hãy nhớ rằng, các nhiệm vụ cá nhân và công việc nên được hợp nhất ở một nơi duy nhất. Điều này sẽ giúp bạn không quên bất kỳ nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành trong ngày.

Viết ra tất cả những việc cần làm trong ngày, bao gồm đi siêu thị, sửa xe, gặp khách hàng, nộp báo cáo, v.v. Khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ, bạn sẽ có thể sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. trật tự và dễ hoàn thành hơn.

2. Lên lịch cho danh sách việc cần làm để không quên

Ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách viết ra mọi thứ bạn phải hoàn thành trong tháng tới. Từ đó xác định những việc cần làm hàng ngày, cuối mỗi tuần, cuối tháng.

Bạn có thể viết điều này vào một bảng tính và sau đó sắp xếp các nhiệm vụ trong lịch. Lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn dựa trên thời hạn có thể giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả.

3. Có deadline rõ ràng cho từng công việc

Luôn đặt thời hạn rõ ràng cho từng công việc ngay cả khi những nhiệm vụ đó không có thời hạn chính thức từ khách hàng hoặc người quản lý. Điều này sẽ giúp bạn có ý thức hoàn thành công việc thay vì thường xuyên trì hoãn và chờ “nước đến chân mới nhảy”.

4. Loại bỏ phiền nhiễu

Việc bạn bị phân tâm suốt cả ngày là điều bình thường. Tuy nhiên, thay vì cảm thấy thất vọng, hãy nghĩ rằng bạn cũng cần nghỉ ngơi trong ngày để thư giãn và tập trung trở lại.

Khi bạn chấp nhận rằng những phiền nhiễu sẽ xảy ra, bạn có thể dễ dàng đưa chúng vào lịch trình của mình hơn. Bạn thậm chí có thể sắp xếp thời gian nghỉ giải lao của mình, chẳng hạn như 10 phút nghỉ giải lao để uống cà phê vào giữa buổi sáng và 15 phút đi bộ vào cuối buổi chiều.

Kết luận

Có nhiều người sẽ vạch ra một lịch trình công việc ưu tiên và quan trọng để có thể hoàn thành chúng, cũng có nhiều người sẽ sắp xếp công việc theo thói quen hàng ngày.

Dù bạn chọn cách nào, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và không phải đối mặt với tình trạng “deadline” nữa. Vậy thì đừng bỏ qua những mẹo trên của Glints nhé.

Tác giả

tải mẫu cv file word

[ad_2]
Tham khảo: https://glints.com/vn/blog/cach-sap-xep-cong-viec-theo-thu-tu-uu-tien/

Leave a Comment