Bí Kíp Chạy Deadline Cuối Năm Không Lo “Sập Nguồn Trước Tết” 


Cuối năm được coi là mùa chạy deadline khi nhiều công ty, doanh nghiệp chạy nước rút các kế hoạch, dự án để hoàn thành công việc theo chỉ tiêu, đồng thời kiếm thêm thu nhập cho mình để tiết giảm chi phí. áp lực cho năm mới. Vì vậy, bí mật chạy deadline cuối năm Đó là gì? Dưới đây là 10 cách chạy deadline cuối năm hiệu quả mà Glints muốn chia sẻ với bạn đọc. Hãy cùng tìm hiểu xem đó là những cách nào nhé.

1. Quyết định điều quan trọng cần làm

Dựa vào bảng công việc chi tiết và quyết định ưu tiên quan trọng cần làm là một trong những cách giúp bạn chạy KPI kịp thời. Xác định việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau là điều bạn cần biết để đáp ứng deadline ở mức cao nhất.

Cách chạy deadline cuối năm
Quyết định điều quan trọng cần làm

Trong một dự án có rất nhiều công việc phải hoàn thành, thời gian để thực hiện từng công việc sẽ khác nhau. Do đó, việc quyết định việc cần làm là vô cùng quan trọng, điều này cũng đảm bảo cho việc hoàn thành dự án, vì vậy bạn cần đưa ra quyết định phù hợp nhất.

2. Lập danh sách việc cần làm

Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn cần làm để hoàn thành dự án của mình. Hãy cụ thể và lưu ý chức năng của từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn. Điều này giúp bạn luôn biết chính xác những gì bạn đang cố gắng hoàn thành.

Tham khảo danh sách việc cần làm của bạn thường xuyên và đánh dấu những việc bạn đã hoàn thành xuất sắc để theo dõi tiến độ của dự án. Nhìn thấy bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình là một cách khác để duy trì động lực trong khi bạn hoàn thành công việc của mình.

3. Chuẩn bị nguồn lực phù hợp

Mỗi công việc sẽ có những đặc điểm và tính chất riêng nên tùy từng dự án sẽ có những thay đổi. Vì vậy, là nhà quản lý, bạn cần nắm rõ khả năng của từng nhân viên để phân công công việc phù hợp.

Nếu bạn có một nhóm, bạn nên làm việc theo nhóm để các thành viên có thể đưa ra ý kiến ​​của mình. Nếu bạn là nhân viên, trong một số trường hợp, công việc có thể vượt quá khả năng của bạn.

Hoặc trong quá trình làm việc có sự cố ngoài ý muốn xảy ra ngoài tầm kiểm soát của bạn, bạn cần báo cáo ngay với cấp trên của mình để có hướng giải quyết phù hợp nhất, tránh những rủi ro không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ và công việc kinh doanh.

4. Lên kế hoạch chi tiết cho các công việc

chạy deadline
Lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc

Để đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành dự án trước thời hạn, bạn nên lập một kế hoạch chi tiết cho mình. Dựa vào kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng biết được những việc còn lại phải làm, thời gian cần làm và thời điểm hoàn thành.

Bám sát lịch trình của người lập kế hoạch sẽ giúp bạn giữ lịch trình làm việc của mình nhất quán. Ngoài ra, các điều chỉnh nên được thực hiện đối với kế hoạch trong suốt dự án để đảm bảo nó vẫn chính xác.

Đối với kế hoạch của bạn, hãy xác định:

  • Nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành.
  • Ước tính mỗi nhiệm vụ có thể mất bao lâu.
  • Các mốc thời gian cho từng nhiệm vụ đó.

Đọc thêm: Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

5. Dự kiến ​​vấn đề và cách giải quyết

Sử dụng kinh nghiệm của bạn để dự đoán các vấn đề điển hình mà bạn có thể gặp phải trong một dự án. Điều này giúp bạn không bị bất ngờ bởi những thất bại có thể xảy ra. Nó cũng cho phép bạn chuẩn bị các giải pháp trước khi các sự cố có thể xảy ra để công việc của bạn có thể tiếp tục mà không bị cản trở.

6. Tận dụng thời gian, tránh xa phiền nhiễu

Biết cách tận dụng thời gian, tránh xa những phiền nhiễu là cách giúp bạn đáp ứng deadline. Sau khi bạn ước tính mỗi nhiệm vụ trong dự án của mình có thể mất bao lâu và bạn thấy mình có đủ thời gian để hoàn thành ngay cả một nhiệm vụ nhỏ, hãy sử dụng thời gian đó để hoàn thành nó.

Bạn càng thường xuyên hoàn thành dù chỉ một lượng nhỏ công việc, bạn càng có nhiều khả năng đáp ứng thời hạn cho công việc của mình.

Các nhiệm vụ nhỏ bạn có thể hoàn thành trong thời gian ngắn bao gồm:

  • Viết một đoạn văn
  • Nghiên cứu một chủ đề ngắn gọn
  • gửi email
  • Đánh giá công việc của riêng bạn.

Nếu bạn cảm thấy như một số yếu tố nhỏ trong ngày đang góp phần khiến bạn mất tập trung tại nơi làm việc, đây là những điều bạn có thể làm:

  • Tắt điện thoại của bạn hoặc đặt nó ra khỏi tầm với của bạn.
  • Chỉ định thời gian cụ thể trong ngày để đọc email.
  • Lưu địa chỉ mua sắm trực tuyến của bạn cho giờ nghỉ trưa của bạn.
  • Tắt thông báo trên các kênh truyền thông xã hội.

7. Thời hạn hoàn thành từng nhiệm vụ

chạy kpi
Giới hạn thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ

Một trong những cách giúp bạn thời hạn chạy Đúng giờ không mất điện là việc đặt ra thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng công việc mà chúng ta thực hiện.

Bạn không thể hoàn thành một khối lượng công việc trong 30 ngày và lên kế hoạch hoàn thành trong 3 ngày. Điều này là vô cùng bất hợp lý và bất khả thi, vì vậy để tránh bị trễ, bạn cần tính toán thời gian hoàn thành cho từng công việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn mà không bị nhàm chán hay kiệt sức. bởi khối lượng công việc khổng lồ.

Đọc thêm: 8 kế hoạch quản lý thời gian mẫu

8. Đặt nhắc nhở, ghi chú để tránh quên đồ

Đặt lời nhắc, ghi chú cho từng công việc như Cách chạy deadline cuối năm hiệu quả. Trong cuộc họp, bạn nên ghi chú mục tiêu, nhiệm vụ,… để dễ dàng thực hiện mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả. Thông qua ghi chép của chính mình, bạn sẽ biết cần phải làm gì để hoàn thành dự án.

9. Hạn chế thiệt hại do trễ deadline

Bất chấp tất cả sự chăm chỉ và suy tính trước của bạn, bạn vẫn có thể bỏ lỡ thời hạn. Nếu điều này xảy ra, hãy bình tĩnh và cố gắng hết sức để hạn chế thiệt hại.

Thông báo cho các bên liên quan về tiến độ trong suốt quá trình làm việc, nêu rõ bất kỳ sự chậm trễ nào bạn có thể gặp phải và cho thấy rằng bạn đang thực hiện các kế hoạch dự phòng của mình. Trong trường hợp bạn không đến đúng giờ, sẽ có nhiều người hiểu được tình hình hơn và một số người có thể sẵn sàng giúp đỡ bạn.

Trong tình huống trễ deadline, tốt nhất bạn nên nhanh chóng giải quyết vấn đề trước mắt, đồng thời thống nhất và đáp ứng deadline mới. Sau đó, tổ chức xem xét dự án để xác định điều gì đã xảy ra và để ngăn chặn sự lặp lại.

Tuy nhiên, việc trễ deadline sẽ khiến bạn gặp nhiều rắc rối. Ví dụ: Nếu bạn đang làm việc với một khách hàng hoặc tổ chức bên ngoài, bạn có thể bị phạt tài chính. Nó cũng có thể gây hại cho danh tiếng của bạn. Trong mọi trường hợp, hãy chắc chắn chịu trách nhiệm, tránh bào chữa và tập trung vào việc cung cấp bất cứ điều gì bạn có thể càng sớm càng tốt.

Đọc thêm: Cách xử lý deadline hiệu quả

10. Giữ đầu óc tỉnh táo, thoải mái khi “chạy deadline”

hạn cuối năm
Giữ đầu óc tỉnh táo

Một bước quan trọng trong việc đáp ứng thời hạn là cho bản thân nghỉ ngơi. giúp tinh thần tỉnh táo, thoải mái khi “chạy deadline”. Đôi khi, bạn chỉ cần bước ra xa trong vài phút và thu thập suy nghĩ của mình trước khi quay lại làm việc.

Tìm bất kỳ giải pháp nào phục hồi tâm trí của bạn tốt nhất và sử dụng nó định kỳ để trẻ hóa bản thân và công việc của bạn. Chỉ năm phút dành riêng cho bản thân có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc hoàn thành nhiệm vụ và tiến gần đến thời hạn.

Một số bạn có thể áp dụng để giúp đầu óc minh mẫn và thoải mái hơn khi chạy deadline bao gồm:

  • Lấy một cốc nước.
  • Ăn một bữa ăn nhẹ.
  • Duỗi tay, chân và lưng.
  • Đi bộ.
  • Suy nghĩ.

kết thúc

Bài viết trên đây của Glints đã chia sẻ đến bạn đọc những cách chạy deadline cuối năm hiệu quả để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Hy vọng với những cách trên của chúng tôi sẽ giúp bạn không phải chạy deadline “tụt quần” vào cuối năm.

Tác giả

tải mẫu cv file word


Tham khảo: https://glints.com/vn/blog/cach-chay-deadline-cuoi-nam/

Leave a Comment