Giao Tiếp Qua Email Thế Nào Là Tiêu Chuẩn?


văn hóa email Tìm hiểu những gì phù hợp khi bạn gửi tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, người quản lý của mình. Những nguyên tắc này giúp bạn tránh hiểu lầm và tránh mắc phải những sai lầm có thể ảnh hưởng xấu đến bạn và tổ chức mà bạn đại diện.

Vậy văn hóa email chuyên nghiệp là gì và làm thế nào để giao tiếp qua email hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Định nghĩa của văn hóa email là gì?

Văn hóa email bao gồm các nguyên tắc xã hội ảnh hưởng đến cách mọi người tương tác với nhau qua email. Những đề xuất này có thể thay đổi một chút theo ngành, công ty và thậm chí cả thế hệ. Tuy nhiên, tinh thần của văn hóa email vẫn là giao tiếp rõ ràng và tôn trọng lẫn nhau.

Giao tiếp kinh doanh thường sẽ đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Khi bạn phát triển mối quan hệ với người mà bạn đang gửi email (khách hàng tiềm năng hoặc đồng nghiệp), bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thông thường trong khi vẫn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp. Điều này cho phép bạn thể hiện cá tính của mình để những người khác có thể hiểu bạn hơn và cảm thấy thoải mái khi hợp tác kinh doanh với bạn.

Tại sao văn hóa email lại quan trọng?

Tuân thủ văn hóa email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, giao tiếp tốt hơn và xây dựng các mối quan hệ bền chặt. Điều này đóng một vai trò quan trọng trong việc làm cho con đường sự nghiệp của bạn suôn sẻ hơn.

Với văn hóa email, bạn sẽ đạt được một số mục đích như:

  • Trao đổi thông tin hiệu quả
  • Tăng cường kết nối giữa người gửi và người nhận
  • Mang lại hiệu quả trong công việc của mỗi cá nhân, mỗi tập thể
  • Đó là cách thể hiện thương hiệu cá nhân của mỗi người. Nếu bạn đang muốn xây dựng thương hiệu cá nhân thì cách trình bày email cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Thông qua việc viết, nhận, gửi email, bạn thể hiện được phần nào tính cách cũng như phong cách làm việc, cách suy nghĩ, cách nhìn nhận vấn đề, v.v.
văn hóa email
Biết cách viết và trả lời email là một kỹ năng quan trọng.

Những sai lầm phổ biến trong văn hóa email

1. Tiêu đề không rõ ràng/Không có tiêu đề

Nhiều email tiêu đề không rõ ràng khiến người nhận khó hình dung nội dung thư. Ngoài ra, có một lỗi rất nhiều bạn mắc phải khi viết email đó là không viết dòng tiêu đề. Điều này làm cho email của bạn rất không chuyên nghiệp.

2. Không chào hỏi hay tạm biệt

Ngoài việc không có dòng chủ đề, thiếu lời chào và tạm biệt trong email cũng là một lỗi phổ biến. Thiếu những lời chào, tạm biệt sẽ khiến người nhận mất thiện cảm khi đọc thư của bạn.

3. Từ tùy ý

Mặc dù được khuyến khích sử dụng những từ thông dụng nhưng bạn cũng nên hạn chế sử dụng những từ mang tính chất ngôn từ hoặc tùy tiện trong email. Điều này sẽ khiến email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

4. Coi viết email là một kỹ năng đơn giản

Nhiều người nghĩ rằng viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản và không cần phải học hoặc chỉ học một cách tình cờ. Vì vậy, họ thường mắc lỗi trang điểm khiến mình trở nên kém duyên và chuyên nghiệp hơn trong mắt mọi người.

5. Email sai chính tả rất nhiều

Email viết sai chính tả cũng là một lỗi mà nhiều người thường mắc phải. Lỗi này bắt nguồn từ khả năng tiếng Việt của bạn hay chỉ là sơ suất của người soạn mail.

Nếu một email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ khiến người nhận nghi ngờ trình độ văn hóa của người gửi và từ đó đánh giá khả năng của bạn là kém.

6. Không gửi tệp đính kèm

Quên gửi tệp đính kèm là lỗi phổ biến trong văn hóa email mà bạn nên tránh, vì email thường có một hoặc nhiều tệp đính kèm. Để không mắc lỗi này, hãy nhớ kiểm tra kỹ email của bạn và đặt tên tệp có thể tìm kiếm được.

Một vấn đề khác là gửi nhầm tệp đính kèm. Điều này có thể bình thường trong một số trường hợp vì bạn có thể gửi lại tài liệu đó, nhưng trong nhiều trường hợp, nếu tài liệu bạn gửi bị nhầm lẫn là tài liệu mật, điều này có thể khá nguy hiểm.

giao tiếp qua email
Tránh những lỗi email cơ bản này để giữ phong thái chuyên nghiệp tại nơi làm việc.

Đọc thêm: Đạo đức nghề nghiệp là gì? Tầm quan trọng và ví dụ thực tế

Hướng dẫn văn hóa giao tiếp email chuẩn mực

Dòng tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn

Dòng tiêu đề email là điều đầu tiên người nhận nhìn vào khi họ nhận được email, vì vậy chúng cần phải rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Chú ý chọn từ ngữ ngắn gọn, rõ ràng, súc tích và phải có ý nghĩa bao trùm toàn bộ nội dung của bạn.

Cấu trúc email tiêu chuẩn

Một email tiêu chuẩn sẽ bao gồm 3 phần chính:

  • Chào hỏi: Chào hỏi một cách lịch sự và thân thiện
  • Nội dung chính: Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt thông tin rõ ràng
  • Lời cảm ơn: Lời cảm ơn cần ngắn gọn, trang trọng và gần gũi.

Tạo chữ ký email

Chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng tính chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Chữ ký phải bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại, chức vụ, địa chỉ văn phòng, v.v.,

Phân loại khi gửi email

Có 3 mục đáng chú ý khi gửi mai: To, CC và BCC. Bạn cần hiểu bản chất của 3 tính năng này để gửi đúng email.

  • Đến: Tính năng gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết sự cố và họ cần phản hồi lại cho người gửi nếu được yêu cầu.
  • CC: Khả năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc và người nhận sẽ biết ai cũng nhận mail giống mình.
  • BCC: Tính năng gửi thư cho nhiều người nhận cùng lúc, người nhận sẽ không thể biết danh sách những người nhận cùng thư.

Chú ý file đính kèm

Đừng quên ghi chú trong email rằng bạn cũng đã gửi tệp đính kèm để người nhận không bỏ qua. Một đơn giản “Tôi đã đính kèm” [tài liệu, bảng tính] cho X” là tốt.

Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi thêm ai đó vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.

Một quy tắc văn hóa email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết cho phép họ truy cập tệp.

Nhập email người nhận cẩn thận

Sau khi đã điền xong nội dung email, bạn tiến hành nhập email người nhận một cách cẩn thận. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế gửi nhầm, gửi sai nội dung và có thời gian kiểm tra kỹ hơn trước khi nhấn gửi.

Làm thế nào để trả lời email?

Tất cả chúng ta đều có hộp thư đến quá tải và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải lúc nào chúng ta cũng có thể trả lời email ngay lập tức. Cách thích hợp để trả lời email sẽ tùy thuộc vào từng người:

  • Với các đồng nghiệp trong cùng một nhóm: Ngay lập tức – Trả lời trong vòng 12 giờ. Khi làm việc nhóm, các cá nhân sẽ phải dựa vào kết quả của nhau để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy hãy trả lời email của đồng đội càng nhanh càng tốt.
  • Đồng nghiệp trong công ty: Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời trong vòng 24 giờ. Không thể xử lý yêu cầu của họ trong thời gian chờ đợi? Trả lời bằng cách cho họ biết bạn đã đọc email của họ và sẽ theo dõi sau X lần.
  • danh bạ bên ngoài: Trừ khi được đánh dấu là khẩn cấp hoặc cần phản hồi càng sớm càng tốt, bạn hoàn toàn có thể trả lời các liên hệ bên ngoài trước cuối tuần đó — vì vậy nếu bạn nhận được email vào Thứ Ba, vui lòng trả lời trước Thứ Sáu của tuần đó. Đối với các liên hệ quan trọng, hãy cân nhắc trả lời trong khung thời gian 24 giờ.

Nếu bạn làm việc trong vai trò yêu cầu liên hệ thường xuyên với khách hàng, bạn nên biết rằng 88% khách hàng mong đợi phản hồi email sau một giờ.

Đọc thêm: Đáp ứng Job Offer như thế nào cho chuyên nghiệp và hợp lý?

Sử dụng ngôn ngữ và ngữ pháp chuẩn

Luôn sử dụng ngôn ngữ và ngữ pháp chuẩn trong email. Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận.

Đôi khi khó tránh khỏi việc dùng từ hay ngữ pháp sai. Tuy nhiên, trong một email chuyên nghiệp, hãy giữ những lỗi này ở mức tối thiểu.

cách viết email đúng cách
Văn hóa email chuẩn bạn không nên bỏ qua.

Không sử dụng các ký hiệu đặc biệt

Trong một số ngành, việc thêm biểu tượng cảm xúc vào tiêu đề email có thể tăng tỷ lệ mở của bạn. 67% người đồng ý rằng việc sử dụng biểu tượng cảm xúc khiến bạn có vẻ thân thiện hơn, hài hước hơn hoặc thú vị hơn.

Tuy nhiên, trừ khi người nhận của bạn đã sử dụng nó hoặc khi bạn chắc chắn rằng nó phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn, hãy hạn chế sử dụng các ký hiệu đặc biệt trong email.

Chú ý giọng điệu

Giọng điệu trong email của bạn có thể giúp người nhận hiểu được thái độ của bạn đối với một vấn đề. Vì vậy, hãy chú ý sử dụng đúng giọng điệu.

  • Đầu tiên, tránh các cụm từ tiêu cực. Chúng có thể khiến bạn có vẻ lo lắng, cáu kỉnh hoặc lo lắng hơn thực tế. Ví dụ: Sai lầm, vấn đề, thất bại, chậm trễ, vấn đề, khủng hoảng, rắc rối, bất hạnh, hậu quả.
  • Thứ hai, đừng đùa. Rất có thể người nhận sẽ không hiểu trò đùa của bạn và cho rằng bạn không chuyên nghiệp. Ví dụ: “Tôi sẽ yêu cầu nhóm của mình xem xét vào ngày mai, nhưng như bạn có thể biết, không ai thực sự hoàn thành công việc vào thứ Sáu.”
  • Thứ ba, cắt bỏ tính từ. Chúng có thể khiến bạn nghe có vẻ quá xúc động — bạn nên tỏ ra bình tĩnh và chuyên nghiệp. Ví dụ: Rất, thực sự, cực kỳ, cao, nghiêm trọng, nghiêm trọng, sâu sắc.
  • Thứ tư, sao chép từ người nhận của bạn. Làm theo sự dẫn dắt của họ để đảm bảo rằng bạn không vô tình xúc phạm họ. Nếu họ viết những tin nhắn ngắn, đơn giản, hãy làm cho tin nhắn của bạn thật súc tích. Nếu chúng thường bao gồm một dòng xây dựng mối quan hệ (chẳng hạn như “Tôi đã thấy bạn ở Hà Nội; hy vọng bạn đã có một khoảng thời gian vui vẻ”), hãy làm tương tự.

phần kết

Trên đây chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về văn hóa email chuyên nghiệp. Glints mong rằng sau khi đọc bài viết, bạn có thể sử dụng và giao tiếp qua email thành thạo hơn và không mắc phải những lỗi không đáng có khi viết email.

Tác giả

tải mẫu cv file word


Tham khảo: https://glints.com/vn/blog/van-hoa-email/

Leave a Comment