Làm thế nào để giao việc hiệu quả? 


Giao nhiệm vụ nghe có vẻ dễ dàng—và những người có thể làm tốt việc đó khiến chúng ta nghĩ rằng việc đó có vẻ dễ dàng. Nhưng ủy quyền hiệu quả đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng, giao tiếp và phối hợp.

Vậy nghệ thuật? giao phó Đó là gì? Làm thế nào để bạn có thể ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ một cách hiệu quả? Hãy cùng Glints tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Tầm quan trọng của việc ủy ​​quyền hiệu quả

Giao phó đề cập đến việc chuyển giao trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể từ người này sang người khác.

Từ góc độ quản lý, ủy thác xảy ra khi các nhà quản lý giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên của họ. Bằng cách giao những nhiệm vụ đó cho các thành viên trong nhóm, các nhà quản lý có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn trong khi vẫn giữ cho nhân viên tham gia với quyền tự chủ cao hơn.

giao phó
Ủy quyền hiệu quả là rất quan trọng

Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO xuất sắc trong việc ủy ​​quyền sẽ tạo ra nhiều doanh thu hơn 33%. Những giám đốc điều hành này biết rằng họ không thể tự mình hoàn thành mọi thứ và sắp xếp các nhóm của họ để giải quyết các nhiệm vụ mà họ tự tin sẽ đạt được—từ đó trao quyền cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần và tăng năng suất. Trong quá trình này, các CEO giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất và phát triển công ty.

Lợi ích của việc ủy ​​quyền hiệu quả

Ủy quyền hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mà các nhà quản lý cần có để quản lý nhóm của họ một cách hiệu quả. Ủy quyền cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và cũng là một cách để gắn kết các thành viên trong nhóm. Một số lợi ích mà người quản lý có thể đạt được từ việc ủy ​​quyền hiệu quả bao gồm:

1. Tăng năng suất

Ủy thác nhiệm vụ là một yếu tố tăng năng suất quan trọng và là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian và nguồn lực của bạn. Nó sẽ giúp bạn đạt được nhiều kết quả hơn đáng kể so với việc bạn tự mình xử lý mọi việc.

Khi bạn giao nhiệm vụ cho người khác, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất của mình.

2. Cải thiện quyền sở hữu

Ủy quyền hiệu quả có thể dẫn đến cải thiện quyền sở hữu. Khi bạn giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm của mình, bạn không chỉ giao việc cho họ; bạn cũng đang dạy họ cách đảm nhận nhiệm vụ một cách độc lập.

Khi họ học cách làm tốt công việc, cuối cùng họ sẽ trở thành người phụ trách. Quá trình học tập và phát triển này là một quá trình mạnh mẽ và có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất và thành công chung của nhóm. Nó cuối cùng sẽ dẫn nhóm của bạn đến kết quả mong muốn.

3. Cải thiện tinh thần đồng đội

Khi các nhiệm vụ được phân công hiệu quả, nhân viên cảm thấy được trao quyền để đảm nhận các dự án khó khăn hơn. Họ cũng phát triển ý thức trách nhiệm và được thúc đẩy để thực hiện tốt nhất. Nó dẫn đến cảm giác thân thiết và tinh thần đồng đội, cải thiện hiệu suất. Nhóm của bạn có thể mang lại kết quả tốt hơn với tinh thần cao!

giao phó
Cải thiện tinh thần đồng đội

Đọc thêm: Những Cách Thông Minh Để Giải Quyết Xung Đột Trong Nhóm Bạn Cần Biết

4. Tăng khả năng sáng tạo

Ủy quyền hiệu quả là chìa khóa để mở khóa khả năng sáng tạo gia tăng trong nhóm của bạn. Phân công nhiệm vụ hiệu quả cho phép mọi người tập trung vào nhiệm vụ của họ và đóng góp những ý tưởng và giải pháp tốt nhất. Nó dẫn đến kết quả tổng thể tốt hơn và quy trình làm việc hợp lý hơn, tăng khả năng sáng tạo. Khi bạn ủy thác hiệu quả, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào bức tranh lớn hơn với những ý tưởng sáng tạo.

5. Giảm căng thẳng

Những nhà quản lý học được nghệ thuật ủy thác có thể giảm bớt lo lắng, vì họ có thể đảm nhận ít công việc hơn và ủy thác công việc đó cho đúng người hoặc đúng nhóm. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất của họ mà còn giúp họ có thêm thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng. Nó có thể giúp các nhà quản lý và lãnh đạo xây dựng các mối quan hệ làm việc lành mạnh hơn. Hơn nữa, khi các nhà quản lý ủy thác hiệu quả, họ có thể thấy kết quả nhanh chóng và rõ ràng, dẫn đến cảm giác hài lòng và thành tựu.

6. Ra quyết định tốt hơn

Khi các công việc được phân công chính xác, nó có thể dẫn đến việc các nhà quản lý ra quyết định tốt hơn. Ủy quyền cho phép các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng ra quyết định của họ. Ngoài ra, giao nhiệm vụ cho phép các cá nhân khác trong nhóm phát triển kỹ năng và nâng cao kiến ​​thức của họ.

Những người quản lý có thể ủy quyền hiệu quả thường có một nhóm làm việc hiệu quả và cảm thấy quyền sở hữu nhiều hơn đối với công việc của họ. Sau đó, người quản lý có thể tin tưởng các thành viên trong nhóm để đưa ra quyết định trong lĩnh vực chuyên môn của họ, điều này dẫn đến các lựa chọn tổng thể tốt hơn cho tổ chức.

7. Sử dụng thời gian và nguồn lực tốt hơn

Ủy thác nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý tài nguyên và thời gian. Khi các nhiệm vụ được giao và thực hiện chính xác, người quản lý có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và giảm bớt các nhiệm vụ không cần thiết.

Nó trực tiếp chuyển thành hiệu quả và năng suất được cải thiện cũng như nâng cao tinh thần và động lực của mỗi cấp dưới. Ngoài ra, việc ủy ​​quyền hiệu quả dẫn đến tiết kiệm chi phí do giảm số giờ làm việc của nhân viên và ít giám sát quản lý hơn.

Một số phương pháp ủy thác công việc hiệu quả

Chia nhiệm vụ hoặc dự án thành các phần nhỏ

Ủy quyền hiệu quả là chia nhỏ nhiệm vụ hoặc dự án thành các phần nhỏ, có thể quản lý được. Bằng cách này, cấp dưới của bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng hạn mà không cảm thấy quá tải.

Bằng cách chia nhỏ một dự án hoặc nhiệm vụ thành các phần có thể quản lý được, bạn cũng có thể giúp bản thân quản lý nó dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp bạn ủy thác nhiệm vụ một cách hiệu quả và tránh những rủi ro có thể xảy ra. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của những nhiệm vụ nhỏ này hơn.

Hiểu nhiệm vụ được giao

Không phải nhiệm vụ nào cũng có thể được ủy thác. Ví dụ: đánh giá hiệu suất hoặc bất kỳ vấn đề nhân sự nào sẽ do bạn xử lý. Xét cho cùng, tuyển dụng đúng tài năng và biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên cuối cùng sẽ giúp bạn phân công công việc tốt hơn và chuyển giao trách nhiệm cho các thành viên phù hợp trong nhóm.

Tuy nhiên, một số hoạt động hàng ngày khác không cần sự giám sát của bạn. Có nhiệm vụ nào mà bạn thường xuyên giải quyết mặc dù biết rằng đồng nghiệp của bạn được trang bị tốt hơn để hoàn thành nó không?

Việc giao dự án cho nhân viên khác có giúp thăng tiến nghề nghiệp của họ không? Nếu ai đó có thể làm tốt hơn hoặc bạn nghĩ rằng đây có thể là một thời điểm có thể dạy được, hãy thử đi. Nó sẽ cho bạn thấy sự tin tưởng và coi trọng nhóm của mình, đồng thời cho bạn thời gian để tập trung vào các dự án chiến lược hơn.

Truyền đạt nhiệm vụ, kỳ vọng và thời hạn rõ ràng và mạch lạc

Giao tiếp rõ ràng và mạch lạc là chìa khóa để ủy quyền hiệu quả. Khi người quản lý ủy thác một nhiệm vụ, họ cần truyền đạt sứ mệnh, kỳ vọng và các mốc thời gian một cách rõ ràng và mạch lạc để đảm bảo rằng người được giao nhiệm vụ hiểu nhiệm vụ và đáp ứng các yêu cầu. chế tạo.

Điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu được nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và luôn đi đúng hướng. Tất cả những điều này sẽ đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành tốt và đúng thời hạn, không có sự nhầm lẫn hay hỗn loạn.

Tận dụng điểm mạnh và mục tiêu của nhân viên

Mỗi nhân viên nên có những mục tiêu mà họ đang hướng tới và những mục tiêu đó là cơ hội để được giao nhiệm vụ. Ví dụ: có thể bạn có một cấp dưới trực tiếp muốn học hỏi kinh nghiệm quản lý. Có bất kỳ thực tập sinh nào mà họ có thể bắt đầu giám sát hoặc một dự án được xác định rõ ràng mà họ có thể sở hữu việc thực hiện không? Loại công việc bạn ủy thác có thể là một yếu tố trong kế hoạch phát triển nghề nghiệp của họ.

Đối với các nhiệm vụ khác, có khả năng ai đó trong nhóm của bạn có bộ kỹ năng cụ thể cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Hãy tận dụng điều đó và phát huy thế mạnh của nhân viên. Khi ai đó có cơ hội để trở nên xuất sắc, họ sẽ có động lực và gắn kết hơn, điều này mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.

Hãy sẵn sàng cho những nghi ngờ

Khi bạn đã giao nhiệm vụ và đặt kỳ vọng, bạn nên sẵn sàng trả lời bất kỳ nghi ngờ nào và làm rõ nhóm có thể có. Sẽ rất hữu ích nếu bạn cũng trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc cung cấp hỗ trợ bổ sung mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể yêu cầu. Nó sẽ đảm bảo rằng bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào được giải quyết càng sớm càng tốt.

Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện một cách chính xác và mọi nghi ngờ sẽ không làm giảm hiệu quả của nhiệm vụ. Ngoài ra, những nghi ngờ này có thể giúp các nhà quản lý xây dựng hiểu biết về cách minh bạch và dễ hiểu hơn trong lần ủy quyền tiếp theo để tránh những nghi ngờ này.

Cung cấp đúng nguồn lực và trao quyền

Nếu người mà bạn đang ủy thác công việc cần được đào tạo, nguồn lực hoặc quyền hạn cụ thể để hoàn thành dự án được giao, vai trò của bạn với tư cách là người quản lý là cung cấp cả ba điều đó. .

Đặt ai đó vào một nhiệm vụ bất khả thi sẽ gây khó chịu cho cả hai bên; đồng nghiệp của bạn sẽ không thể đạt được kết quả như bạn muốn, và sau đó bạn có thể cần phải đưa nhiệm vụ đó trở lại danh sách việc cần làm của mình.

giao phó
ủy quyền

Đây cũng là lúc bạn cần chống lại sự thôi thúc quản lý vi mô. Nói với đồng nghiệp của bạn, từng bước, cách bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ và sau đó kiểm soát từng phần của quy trình để không cho phép họ học hỏi hoặc đạt được các kỹ năng mới. Thay vào đó, hãy tập trung vào mục tiêu cuối cùng mong muốn là gì, tại sao nhiệm vụ lại quan trọng và giúp giải quyết mọi khoảng cách giữa kết quả và bộ kỹ năng hiện tại của họ.

cho phép thất bại

Bước này đặc biệt quan trọng đối với những người cầu toàn, những người tránh giao việc vì họ nghĩ rằng cách của họ là cách duy nhất để hoàn thành công việc. Bạn cần cho phép thất bại—không phải vì nhân viên của bạn có thể thất bại, mà bởi vì điều đó sẽ cho phép thử nghiệm và trao quyền cho những người bạn đang giao nhiệm vụ thực hiện một cách tiếp cận mới.

Nếu bạn cởi mở với những ý tưởng và cách tiếp cận công việc mới, bạn sẽ dễ dàng ủy quyền hơn khi có thể.

Đưa ra (và Yêu cầu) Phản hồi

Ngoài việc theo dõi tiến độ, bạn cũng nên đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình sau khi hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn đã giao.

Nếu một nhiệm vụ không được hoàn thành như được giao, đừng ngại đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Nhân viên của bạn có thể nhận phản hồi này và thực hiện các thay đổi vào lần tiếp theo đối với một nhiệm vụ tương tự. Mặt khác, hãy nhớ cung cấp phản hồi tích cực và thể hiện sự đánh giá cao của bạn khi một nhiệm vụ được hoàn thành tốt.

Để đảm bảo rằng bạn đang ủy quyền một cách hiệu quả, bạn cũng nên hỏi nhóm của mình về bất kỳ phản hồi nào mà họ có thể cung cấp cho bạn. Hãy hỏi nhân viên của bạn xem bạn có cung cấp hướng dẫn rõ ràng và xác định những gì bạn có thể làm để giao quyền tốt hơn trong tương lai hay không.

Đọc thêm: Cách “Yêu Cầu Giúp Đỡ” Khéo Léo Khi Sếp Giao Quá Nhiều Nhiệm Vụ

Kết luận

Vậy là Glints đã cùng các bạn tìm hiểu rất nhiều thông tin bổ ích về nghệ thuật giao phó. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho các nhà quản lý tương lai có phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Nếu bạn quan tâm đến các bài viết tương tự, hãy theo dõi nội dung thú vị hơn từ Glints!

Tác giả

tải mẫu cv file word


Tham khảo: https://glints.com/vn/blog/nghe-thuat-giao-viec/

Leave a Comment